MS Excel

MS Excel क्या है, जानें एक्सेल की सम्पूर्ण जानकारी

इस पेज पर MS Excel क्या है जानकारी दी गई है।

इसलिए आप इस पेज को पूरा पढ़ें –

जैसा की एक्सेल का प्रयोग आजकल ऑफिस तथा छोटी- बड़ी सभी कार्यलाय में होने लगा है। एक्सेल से बहुत सारे फायदें है जिसका उपयोग करने से बहुत सारे काम पलभर में हो सकते है।

MS Excel क्या है ?

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक भाग है।

जो विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम सॉफ्टवेयर के साथ प्रयोग होने वाला एक प्रोग्राम है।

MS Excel शीट का उपयोग गणितीय गणनाओं, सांस्कृतिक डेटा के विश्लेषण, बजट बनाने को तैयार करने सामानों का रिकॉर्ड रखने आदि कार्यों में किया जाता है।

एक्सेल में कई प्रकार के एक्सटेंशन होते हैं जिसमें हम अपनी फाइल सेव कर सकते हैं। इसमें सबसे सामान्य प्रकार xlsx है।

Excel वर्कशीट में एक कॉलम और रो का प्रत्येक इंटरेक्शन सेल होता है।

प्रत्येक कॉल एक वैल्यू,फॉर्मूला या टेक्स्ट स्टोर कर सकता है वर्कशीट में 1,048,576 रो और 16,384 कॉलम होते हैं और 17,179,169,184 सेल की संख्या होती है।

एक्सेल विडो के मुख्य घटक :

Excel

टाइटल बार :

एक्सेल शीट के सबसे ऊपरी बार को टाइटल बार कहा जाता है। इस पर Quick एक्सेस टूलबार, वर्कबुक का नाम तथा मिनीमाइज, मैक्सिमम और क्लोज बटन होता है।

Quike एक्सेस टूलबार :

यह टूलबार एक्सेल एप्लीकेशन और अन्य एमएस ऑफिस एप्लीकेशन के ऊपरी लेफ्ट कार्नर में मौजूद होता है, सरल भाषा में कहे तो हो यह टाइटल बार पर बायीं और स्थित है।

इस टूलबार में डिफ़ॉल्ट रूप सें सेव, अनडू और रीडू कमांड शामिल होते है।

रिबन टैब :

माइक्रोसॉफ्ट विंडो कमांड टैब की लाइन रिबन टैब कहलाती है। यह टाइटल बार के नीचे होता है।

एक्सेल रेबन पर निम्नलिखित कमांड टैब होते हैं :

File – इसमें नया वर्क बुक खोलने, पहले से बने वर्क बुक होने, वर्कबुक को सेव, प्रिंट आदि करने के विकल्प होते हैं।

Home –  इसमें क्लिपबोर्ड, फॉण्ट, नंबर स्टाइलिश, सेल तथा एडिटिंग से संबंधित विकल्प होते हैं।

Insert – टेबल, चार्ट आदि को वर्कशीट में डालने से संबंधित विकल्प।

Draw – ड्राइंग टूल्स से संबंधित आइकन या विकल्प

Page layout – पेज लेआउट तथा पेज सेटअप से संबंधित विकल्प

Formulabar – फार्मूला तथा फंक्शन से संबंधित विकल्प

Data – डाटा प्राप्त करने, उसे एडिट, प्रोसेस, फ़िल्टर करने से संबंधित विकल्प

Review – प्रूफ रीडिंग, कमेंट, लैंग्वेज आदि के विकल्प

View – वर्कबुक को प्रदर्शित करने, शो, हाईड, ज़ूम आदि के विकल्प होते है।

  • एड्रेस बार : यह  विभिन्न टेबल के नीचे आयताकार बॉक्स में होता है जहां एक्टिव सेल का एड्रेस प्रदूषित होता है यदि एक से अधिक सेलेक्ट किया जाता है तो यह पहले सेल का एड्रेस दर्शाता है।

  • फार्मूला बार : यह एड्रेस बार के बाई और स्थित आयताकार बॉक्स है, जहां किसी फार्मूला को टाइप किया जाता है एक्सेल प्रोग्राम में किसी फार्मूला का आरंभ =(बराबर है) चिह से होता है।

  • वर्कशीट विंडो: एक्सेल विंडो में फार्मूला बार के नीचे सेल का एक समूह होता है। वर्कशीट वास्तव में एक्सेल का कार्यक्षेत्र होता है। यहाँ  डाटा को लिखना, एडिट ,प्रोसेस किया जाता है।

कॉलम नेम-

वर्कशीट विंडो में सबसे ऊपर बाएं से दाएं कॉलम नाम प्रदर्शित करता है, कॉलम नेम को अंग्रेजी वर्णमाला के अक्षरों में दर्शाया जाता है जो A से XFD तक हो सकता है।

रो नंबर – वर्कशीट विंडो के बाई और ऊपर से नीचे की ओर रो नंबर होता है। रो नंबर को अंक से दर्शाया जाता है, जो 1 से 10,48,576  तक हो सकता है।

  • शीट टैब: यह वर्कशीट विंडो के सबसे नीचे रिबन पर स्थित होता है। शीट टैब पर वर्कबुक में स्थित सभी वर्कशीट का नाम टैब में दर्शाया जाता है। इस टैब को क्लिक कर हम एक वर्कशीट से दूसरे वर्कशीट तक जा सकते हैं, पर एक बार में केवल एक वर्कशीट ही एक्टिव होता है। शीट टैब का प्रयोग कर वर्कबुक में नया वर्कशीट डाला जा सकता है और पुराने वर्कबुक का नाम बदला जा सकता है।

  • व्यू बटन: यह स्टेटस बार के दाएं भाग में स्थित होता है जिस पर 3 आइकन होते हैं जो वर्कशीट के अलग-अलग व्यू को प्रदर्शित करता हैं।

  1. नॉर्मल लेआउट व्यू : यह वर्कशीट में सेल को कॉलम तथा रो नंबर के साथ दिखता है।

  2. पेज लेआउट व्यू : यह एक्सेल पेज प्रिंट होने पर कैसा दिखेगा, उसे दर्शाता है।

  3. पेज  ब्रेक व्यू : यह पेज को प्रिंट करने पर पेज ब्रेक कहाँ आएगा, यह दर्शाता है।

सेल रेंज :

एक्सेल में दो या अधिक सेल का समूह सेल रेंज कहलाता है।

सेल रेंज को पहले सेल के एड्रेस तथा अंतिम सेल के एड्रेस के बीच कॉलन (:) डालकर इंगित किया जाता है।

सेल को सेलेक्ट करना :

किसी सेल को सेलेक्ट करने के लिए क्या करें ?

  • उस सेल पर क्लिक करें, या माउस की सहायता से सेल कसर्र को सेल तक ले जाएं, या एड्रेस बार पर सेल का एड्रेस टाइप करें सलेक्ट  किए गए सेल के चारों और गहरा बॉर्डर दिखाई देता है तथा उसका कॉलम नाम और रो संख्या हाईलाईट में होता है। पूरे कॉलम को सेलेक्ट करने के लिए उस कॉलम नेम पर क्लिक करें।

  • पूरे रो को सेलेक्ट करने के लिए रो नंबर पर क्लिक करें।

  • किसी सेल को सेलेक्ट कर टेब बटन दबाने से कसर एक सेल दाये (जैसे A5 से  B5 में) चला जाता है।

  • फिर एंटर दबाने से कसर (जैसे A5 से  A6 में)  नीचे चला जाता है। किसी सेल को हम कॉपी, पेस्ट, एडिटिंग, डिलीट कर सकते हैं।  कट या कॉपी किए हुए सेल या सेल रेंज का बॉर्डर डैस लाइन (—) में बदल जाता है।

फार्मूला :

एक्सेल वर्कशीट में गणना के लिए निर्देश का समूह, जो सेल में दिए गए डाटा को प्रोसेस कर निर्धारित परिणाम देता है,

उसे फार्मूला कहते हैं।

फार्मूला को वर्कशीट में फार्मूला बार पर टाइप करके बनाया जाता है। कोई भी फार्मूला किसी एक सेल, अलग – अलग सेल या सेल के समूह पर लागू किया जा सकता है।

फार्मूला के आरंभ में बराबर(=) का चिन्ह होता है।

उदाहरण के लिए : =sum (A1:A5) जो सेल A1 से सेल A5 तक का योग करता है।

एक्सेल में फार्मूला की सहायता से सम, डिवाइस, मैक्सिमम, मिनिमम, मल्टीप्लाई, तथा अनेक तरह की अन्य गणना कर सकते हैं।

ऑटो सम :

ऑटो सम की सहायता से वर्कशीट में किसी सेल रेज के डाटा का योग निकाला जाता है।

इसके लिए आर्टिकल सेल रेंज का चयन कर ऑटो सेम आइकॉन पर क्लिक करें। अगर इसके बाद सेल के किसी डाटा में परिवर्तन होता है तो उसे योग का परिणाम भी परिवर्तन हो जाएगा।

एक्सेल बुक खोलना :

  • स्टार्ट > ऑल प्रोग्राम>माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस > एम एस एक्सेल द्वारा नया वर्कबुक खोला जा सकता है या एम एस विंडो आइकन पर डबल क्लिक करके। फाइल >ओपन द्वारा पहले से सेव की गई वर्कबुक हो सकते हैं। फाइल >न्यू द्वारा नया वर्क बुक खोला जा सकता है.

 वर्क बुक में नया वर्कशीट डालना :

  • होम >इन्सर्ट >इन्सर्ट सीट को क्लिक करें नया वर्कशीट खुल जाएगा।

  •  शीट टैब  पर राइट क्लिक करें। पॉपअप मैन्यू में इन्सर्ट पर क्लिक करें। इन्सर्ट डायलाग बॉक्स खुलेगा इसमें वर्कशीट का चयन कर ओके पर क्लिक करें। नया वर्कशीट जुड़ जाएगा

  • शीट टैब पर उस वर्कशीट के टैब पर क्लिक करें जिसके बाद नया वर्कशीट डालना है। सीट टैब पर बने इन्सर्ट शीट आइकन पर क्लिक करें नया वर्कशीट जुड़ जाएगा।

वर्कशीट का नाम बदलना :

वर्कबुक में वर्कशीट को स्वत शीट 1 ,शीट 2 ,शीट 3 … नाम दिया जाता है। रिनेम प्रक्रिया द्वारा वर्कशीट का नया नाम दिया जाता है।

  • शीट टैब पर स्थित वर्कशीट के नाम पर डबल क्लिक करें या वर्कशीट टैब पर राइट क्लिक कर पॉप अप मेनू से रीनेम विकल्प चुने या फॉर्मेट > रीनेम शीट विकल्प चुने।

  • रीनेम विडो में नया नाम डालकर एंटर बटन दबाये फिर नया नाम जुड़ जायेगा।

वर्कशीट को एक स्थान से दूसरे स्थान तक ले जाना :

पूरे वर्कशीट को एक वर्कबुक से हटाकर या कॉपी कर दूसरे वर्कशीट में ले जाया जा सकता है।

  • इसके लिए उस वर्कशीट को ओपन करें जिसे हटाना है।
  • शीट टैब पर राइट क्लिक कर पॉपअप मेनू में मूव और कॉपी विकल्प चुनें।

  • होम>सेल्स >फॉर्मेट>मूव और कॉपी पर क्लिक करें।

  • बिफोर शीट बॉक्स में उस वर्कशीट का चयन करें जिसके पहले यह वर्कशीट का चयन करें जिससे पहले यह वर्कशीट लगाना है फिर ओके बटन पर क्लिक करें।

वर्कशीट के किसी भाग को एक स्थान से दूसरे स्थान ले जाने के लिए कॉपी पेस्ट का उपयोग किया जा सकता है।

Excel कैसे सीखें ?

एक्सेल सीखना बहुत ही आसान है।

एक्सेल सिखने के लिए आपको सबसे पहले एक्सेल के बारें जानकारी होनी चाहिए।

इसके के लिए आप बाजार से बुक खरीद सकते है। बुक खरीद लेने के बाद एक्सेल के बारें पढ़ें, फिर अपने नजदीकी कंप्यूटर सेंटर जानकर तीन या छः महीने का कोर्स करें।

ध्यान दें सिखने के साथ एक्सेल वर्कशीट पर प्रैक्टिकल काम जरूर करें इससे आप एक्सेल जल्दी से सिख सकते है।

एक्सेल का प्रयोग :

आजकल एक्सेल का प्रयोग बहुत सी चीजों में किया जाता है जैसे –

  • कर्मचारियों का हाजरी लगाने।
  • चेक लिस्ट बनाने में।
  • कलर चार्ट बनाने में।
  • सैलरी स्लिप बनाने में
  • स्लिप, गेट पास, बिल आदि में एक्सेल का प्रयोग किया जाता है।
  • एकाउंटिंग के क्षेत्र में।
  • स्टॉक मेंटेन।
  • ऑनलाइन किसी डाटा को एक्सेल में परिवर्तन करना आदि।

कंप्यूटर में Excel कैसे खोलें ?

कंप्यूटर में एक्सेल आप दो तरीसे से खोल सकते है।

  1. कम्प्यूटर में स्क्रीन के लेफ्ट साइट नीचे विंडो बटन पर क्लिक करें, क्लिक करने के बाद Excel टाइप करें। फिर आपके सामने एक्सेल की फाइल खुल जाएगी।
  2. दूसरा कंप्यूटर में आप Window प्रेस R को दबायें फिर एक Run ऐप्प खुलेगा वहाँ पर आप Excel टाइप करें, टाइप करने के बाद ओके बटन पर क्लिक करें फिर एक्सेल की फाइल खुल जायेगा।

एक्सेल शार्टकर्ट की के बारें में पढ़ें :

इससे पहले हमने एक्सेल की सम्पूर्ण शॉर्टकट की के बारें में जानकारी दी थी आप इसको अवश्य पढ़ें –

इन्हे भी पढ़ें :

अंतिम शब्द :

आशा करता हूँ की आपको MS Excel क्या है जानकारी सही लगी होगी।

सही लगे तो अपने दोस्तों में शेयर जरूर करें।

एक्सेल से सम्बंधित कोई प्रश्न है तो हमें कमेंट करें।

admin

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